Alguns pontos são cruciais e muitas vezes relegados para um segundo plano, ou até ignorados em nosso dia a dia de trabalho e até na organização de nossa vida pessoal.
Como, geralmente, acumulamos funções no trabalho e cuidamos de nossa organização pessoal sozinhos, criamos uma necessidade executar várias tarefas simultaneamente, ou pseudo simultaneamente, e de estar sempre atento a vários aspectos.
Para tal, o planejamento, o controle do tempo e evitar o retrabalho são pontos fundamentais para evitarmos o retrabalho adotando uma atitude e práticas proativas.
Veja abaixo onze dicas poderosas para evitar o retrabalho:
1. Antes de iniciar um trabalho, planeje-o. Isso diminuirá o tempo de sua execução e evitará erros e falhas. Pense em como fazer bem feito e entregá-lo sem erros já na primeira vez. Pense em como certificar- se de que o trabalho será de fato completado corretamente.
2. Lembre-se que o retrabalho (fazer duas ou mais vezes uma mesma tarefa devido a erros) é quase sempre causado por ansiedade, precipitação, pressupostos falsos, má comunicação, falta de pensar antecipadamente sobre a melhor maneira de fazer a tarefa, e falta de revisão e controle.
3. Pressuponha sempre que problemas, erros e falhas de atuação e/ou comunicação são possíveis de acontecer e que poderão ocorrer.
4. Desenvolva uma atitude preventiva. Sempre espere que haja um erro, falha, esquecimento, atraso. Procure preveni-los antes que ocorram.
5. Mantenha um registro de problemas, erros e falhas mais comuns cometidos por você ou por terceiros envolvendo você, e aprenda com estes erros, lembrando-se deles e evitando-os no futuro.
6. Mantenha checklists (listas de verificação) para servir de memória e controle ao realizar tarefas que tenham itens para lembrar e/ou verificar.
7. Crie (e use) formulários padronizados para tarefas e comunicações que você faz regularmente. Ao preencher os campos destes formulários, você poderá lembrar-se de coisas que talvez sem estes formulários não se lembraria.
8. Certifique-se de que tudo o que você está fazendo, está sendo feito corretamente. Por exemplo, ao enviar um e-mail, certifique-se de que o destinatário realmente o recebeu. Ao transcrever dados, certifique-se de que os mesmos foram copiados corretamente. Ao escrever o nome de alguém, tenha a certeza de que o mesmo foi anotado com a grafia correta.
9. Ao comunicar-se com uma pessoa, certifique-se de que a sua mensagem foi de fato compreendida e/ou anotada corretamente. Lembre-se de que nem sempre o que você diz é de fato o que os outros estão compreendendo. Peça para a outra pessoa repetir o que entendeu ou anotou da sua mensagem.
10. Sempre parta da premissa de que aquilo que a pessoa lhe informa não é tudo o que a pessoa deve ou pode lhe informar nem é tudo o que você precisa saber. Verifique o que falta e pergunte sempre mais.
11. Lembre-se que a causa de retrabalho são erros. Portanto, planeje antecipadamente. Preveja e previna possíveis falhas, enganos e erros. Ao executar qualquer tarefa, revise, confira, teste, reveja, averigue, certifique-se.
Retrabalho é um grande desperdício. Faça certo na primeira vez.
FONTE: Este texto faz parte do workbook (Livro de exercícios e leitura) que é distribuído no Curso da TIMING “Administração do Tempo, Produtividade Pessoal e Eficácia no Trabalho”.
PENSAR ANTES DE AGIR
"Não é ocioso apenas o que nada faz, mas é ocioso quem poderia empregar melhor o seu tempo" - Sócrates
Esta pequena história foi contada por uma empresária, durante uma palestra sobre simplicidade no mundo do trabalho. Ela usou a cena para ilustrar quanta energia nós gastamos apenas para demonstrar que temos razão, independentemente, de tê-la ou não. Desde que ouvi esta história, tenho me perguntado com mais freqüência: 'Quero ser feliz ou ter razão?' Outro pensamento parecido, diz o seguinte: 'Nunca se justifique. Os amigos não precisam e os inimigos não acreditam.
